Sistem Penggajian dan Pengupahan

BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Suatu perusahaan pada saat didirikan mempunyai tujuan yang berbeda, namun pada umumnya tujuan perusahaan adalah mendapatkan laba atas hasil usaha yang dijalankan. Seiring dengan berkembangnya perusahaan dibutuhkan lebih banyak tenaga kerja untuk menunjang kegiatannya, namun terkadang ditemui kesulitan dalam pencarian tenaga kerja yang berkualitas karena harus mempertimbangkan kesejahteraan dan upah yang kompetitif dengan peusahaan lain. Gaji adalah balas jasa dalam bentuk uang yang diterima tenga kerja berdsarkan kesepakatan yang telah ditentukan sebelumnya.
Prosedur pengupahan dan penggajian yang baik seharusnya dijalankan dengan efektif. Untuk itu maka diperlukan informasi yang relevan sebagai sarana komunikasi yang nantinya dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bagi pihak yang berkepentingan. Informasi merupakan kebutuhan utama manajemen dalam melaksanakan fungsi-fungsinya. Manajemen membutuhkan banyak informasi agar dapat bekerja secara efektif dan efisien. Informasi yang banyak tersebut tidak mungkin ditampung seluruhnya oleh manajemen. Untuk itu diperlukan suatu sistem yang dapat mendukung kebutuhan manajemen dalam mengelaola perusahaan yaitu sistem informasi akuntansi. Sistem Informasi Akuntansi merupakan salah satu sarana untuk melakukan pengendalian terhadap prosedur pengupahan dan penggajian agar pelaksanaannya dapat berjalan sesuai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dengan adanya Sistem Informasi Akuntansi yang baik diharapkan dapat menghindari penyimpangan-penyimpangan yang terjadi di perusahaan. Oleh sebab itu sangatlah jelas bahwa sistem informasi mempunyai hubungan yang erat dengan sistem pengupahan dan penggajian.

B. DEFINISI SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN
Gaji dan upah merupakan balas jasa yang diterima karyawan atas pekerjaan yang dilakukannya. Bagi karyawan, gaji dan upah merupakan bentuk pengahrgaan atas pekerjaan dan prestasi kerjanya, selain itu merupakan salah satu motivasi bagi mereka. Lain halnya dengan perusahaan, bagi perusahaan gaji dan upah merupakan beban untuk mengahasilkan laba sehingga pengelolaannya harus dilakukan sedemikian rupa agar tetap efektif dan efisien.
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Gaji dan Upah : Sistem akuntansi gaji dan upah digunakan untuk menetapkan, menerapkan, dan mengevaluasi serta pembayaran yang tepat yang digunakan oleh pimpinan untuk pengambilan keputusan yang diperlukan, baik yang berkaitan dengan motivasi maupuntrainning atau development karyawan.

C. TUJUAN
Untuk mengetahui fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan, catatan akuntansi yang digunakan, jaringan prosedur, sistem pengendalian intern, dan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan.

D. MANFAAT
Untuk mengetahui bagaiman SIA bekerja dalam suatu perusahaan terutama dalam pengendalian sistem pengupahan dan penggajian, laporan ini bisa menjadi referensi/rujukan untuk pembuatan laporan selanjutnya dan menganalisis SIA dalam pengendalian internal lainnya, laporan ini diharapkan menjadi bahan pertimbangan untuk menetapkan atau menjalankan sistem informasi akuntansi yang telah ada terutama yang berhubungan dengan pengupahan dan penggajian.

BAB II
SISTEM PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN

A. FUNGSI YANG TERKAIT
a. Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, membuat surat calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, menbuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi serta pemberhantian karyawan.
b. Fungsi Pencatat Waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan.
c. Fungsi Pembuat Daftar Gaji
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji.
d. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk memcatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan.
e. Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah, dan menguangkan cek tersebut ke Bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.

B. DOKUMEN YANG DIGUNAKAN
Dokumen atau formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dokumen sangat penting dalam akuntansi sebab untuk mencatat dan menghitung gaji dan upah menggunakan bukti-bukti yang terdapat pada dokumen.
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah. Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh Bagian Kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti misalnya Surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke Bagian Gaji Upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.
2. Kartu jam hadir. Merupakan dakumen yang digunakan oleh Bagian Pencatat waktu untuk mencatat jam hadir tiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang dicap dengan mesin pencatat waktu.
3. Kartu jam kerja. Merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi tenaga kerja langsung pada perusahaan yang diproduksinya berdasarkan pesanan.
4. Daftar gaji dan daftar upah. Merupakan dokumen yang berjumlah gaji dan upah bruto tiap karyawan, dikurangi potongon-potongon berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran.untuk, organisasi karyawan, dan lain sebagainya
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah. Merupakan ringkasan gaji dan upah per depertemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang berangkutan.Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah.
6. Surat pernyataan gaji dun upah. Dokumen ini dibuat oleh Bagian gaji dan Upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi tiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima tiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban tiap kargawan.
7. Amplop gaji dan upah. Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada tiap karyawan, dalam amplop, gaji dan upah. Di halaman, muka amplop gaji dan upah tiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan, jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
8. Bukti kas keluar. Merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh Bagian utang kepada Bagian Kasa, berdasarkan infomasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari Bagian Gaji dan Upah.

C. CATATAN AKUNTANSI YANG DIGUNAKAN
Akuntansi mempunyai fungsi dan peran bersifat keuangan yang sangat penting dalam kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah meliputi:
1) Jurnal Umum
Dalam gaji dan upah, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja kedalam setiap departemen dalam perusahaan.
2) Kartu harga pokok produk
Kartu ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanantertentu.
3) Kartu biaya
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tiap departemen dalam perusahaan, Sumber informasi untuk pencatatan dalarn kartu, biaya ini adalah jurnal umum atau rekap daftar gaji dan upah.
4) Kartu penghasilan karyawan
Merupakan catatan mengenai penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh tiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar, penghitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban tiap karyawan.Di samping itu, kartu penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan.
D. JARINGAN PROSEDUR YANG MEMBENTUK SISTEM
Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir
2. Prosedur pembuatan daftar gaji
3. Prosedur pembayaran gaji.
4. Prosedur distribusi gaji.

Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir
2. Prosedur pencatatan waktu kerja
3. Prosedur pembuatan daftar upah.
4. Prosedur pembayaran upah.
5. Prosedur distribusi upah.

Prosedur pencatatan waktu hadir. Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan.Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh, atau harus dipotong akibat ketidak hadiran mereka.
Prosedur pencatatan waktu kerja Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di bagian produksi untuk keperluan distribusi upah karyawan kepada produk yang menikmati jasa karyawan tersebut. Jika misalnya seorang karyawan pabrik hadir di perusahaan selama 7 jam suatu hari kerja, jumlah jam hadir tersebut dirinci menjadi waktu kerja dalam tiap-tiap pesanan yang dikerjakan. Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.
Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah. Dalam prosedur ini, Bagian Gaji dan Upah membuat daftar gaji dan upah karyawan .Data yang dipakai sebagai daras pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh pasal 21 dihitung oleh Bagian Gaji dan Upah atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghaslian karyawan. Potongan PPh pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji dan upah.
Prosedur pembayaran gaji dan upah. Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan Bagian Utang dan Bagian Kasa. Bagian Utang membuat perintah pengeluaran kas kepada Bagian Kasa untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Bagian Kasa kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukan uang ke amplop gaji dan, upah. Jika Jumlah karyawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan oleh juru bayar (pay master). Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah, kepada karyawan.
Prosedur distribusi gaji upah. Dalam prosedur distribusi gaji dan upah, Biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja.Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengawasan biaya dan perhitungan harga pokok produk.

E. SISTEM PENGENDALIAN INTERN
 Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. Dalam sistem akuntansi gaji dan upah untuk pengendalian intern perlu memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Adapun fungsi yang harus dipisahkan adalah:
1) Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji dan upah
2) Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.

 Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. Wewenang dan prosedur pencatatan yang dilakukan untuk memberikan perlindungan adalah:
1) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama.
2) Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direktur keuangan.
3) Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
4) Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
5) Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
6) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
7) Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan.
8) Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi biaya.

 Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Adapun praktek sehat yang dilakukan dalam sistem akuntansi gaji dan upah adalah:
1) Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
2) Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
3) Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi keuangan sebelum dilakukan pembayaran.
4) Penghitunagn pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
5) Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Ketiga unsur di atas dapat menciptakan dan mendorong praktek yang sehat jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidangnya akan mampu melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan efektif.

F. INFORMASI YANG DIBUTUHKAN OLEH MANAJEMEN
Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penggajian dan pengupahan adalah :
1. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tertentu.
2. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu
3. Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu.
4. Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.

G. UNIT ORGANISASI YANG TERKAIT
 Bagian Kepegawaian
Bagian Kepegawaian memegang peranan yang penting dalam kegiatan penggajian dan pengupahan. Bagian ini bertugas untuk, mencari karyawan baru, menyeleksi calon, karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat Surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan.
 Bagian Pencatat Waktu
Bagian pencatat waktu bertugas untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir, bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengawasan intern yang baik menyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh penyelia (super-visors) atau oleh karyawan yang bertanggung jawab terhadap pernbuatan daftar gaji dan upah.
 BagianGaji dan Upah.
Berfungsi untuk menghitung penghasilan tiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Hasil perhitungan ini dituangkan dalam daftar gaji dan upah untuk kemudian diserahkan kepada Bagian Utang guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.
 Bagian Utang
Berfungsi untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bagian ini membuat bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada Bagian Kasa untuk membayarkan gaji dan upah kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah tersebut.
 Bagian Kasa
Berfungsi untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukan kedalam amplop gaji dan upah tiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.
 Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya
Berfungsi untuk mencatat distribusi biaya kedalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik).
 Bagian Jurnal, Buku Besar, Laporan.
Berfungsi untuk mencatat gaji dan upah dalam jurnal umum.

H. DISTRIBUSI GAJI DAN UPAH
Distribusi gaji dan upah ditujukan untuk menghasilkan laporan biaya tenaga kerja menurut jenisnya (gaji dan upah, tunjangan makan, tunjangan lembur, biaya kesejahteraan karyawan), menurut hubungannya dengan departmen, kegiatan, order produksi, atau kombinasi diantara berbagai jenis klasifikasi tersebut.
Distribusi biaya gaji dan upah umumnya dilakukan dengan metode berikut :
1. Metode Rekening Berkolom
Jika misalnya manajemen menginginkan laporan biaya tenaga kerja menurut jenisnya per departmen, maka laporan ini dapat dihasilkan dengan menyediakan rekening biaya berkolom untuk setiap departmen dalam buku pembantu biaya. Pada akhir bulan, setiap kolom rupiah dalam rekening berkolom dijumlah, dan hasilnya disajikan dalam laporan biaya tenaga kerja per departmen. Media yang dipakai sebagai sumber informasi untuk posting kedalam rekening berkolom ini adalah rekap daftar gaji dan upah atau jurnal umum.

2. Metode Summary Strip : tiket tunggal
Distribusi biaya upah langsung dapat dilakukan dengan membuat kartu jam kerja untuk setiap order produksi. Kartu jam kerja ini kemudian diisi dengan tarif upah karyawan yang bekerja untuk order produksi tersebutdan dikalikan jumlah jam kerja, serta disimpan dalam arsip sementara menurut order produksi. Lihat contoh 1
Secara periodik kartu jam kerja ini ditotal jumlah rupiahnya, dan dicatat dalam kartu harga pokok produk. Untuk tenaga kerja tak langsung, kartu jam kerjanya diisi dengan tarif upahnya kemudian disortasi menurut klasifikasi biaya tenaga kerja menurut jenis dan departmen. Jumlah rupiah biaya tenaga kerja tak langsung menurut klasifikasi jenis dan deprtmen tersebut diringkas dan diposting kedalam summary strip, yang sekaligus berfungsi sebagai laporan biaya tenaga kerja.

3. Metode Distribusi dengan Komputer
Metode distribusi pendebitan yang timbul dari transaksi penggajian dan pengupahan dengan menggunakan komputer dilakukan dengan memberi kode transaksi yang terjadi sesuai dengan klasifikasi yang diinginkan. Jika transaksi sudah diberi kode dengan benar, proses sortasi akan dilakukan oleh komputer melalui program. Oleh karena itu, titik berat kegiatan distribusi biaya gaji dan upah terletak pada kerangka pemberian kode terhadap transaksi gaji dan upah.

I. FLOW CHART

BAB III
KESIMPULAN

Sistem akuntansi penggajian digunakan untuk menangani transaksi pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer. Sistem akuntansi pengupahan digunakan untuk menangani transaksi pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana.
Jumlah gaji dan upah yang menjadi hak setiap karyawan untuk jangka waktu pembayaran gaji dan upah tertentu dihitung dihitung dalam daftar gaji dan upah. Atas dasar daftar gaji dan upah ini, fungsi keuangan mengeluarkan kas untuk keperluan pembayaran gaji dan upah karyawan.
Penghasilan setiap karyawan yang diterima setiap periode pembayaran gaji dan upah selama setahun dikumpulkan ke dalam kartu penghasilan karyawan.catatan penghasilan karyawan yang dicatat dalam catatan tersebut digunakan untuk perhitungan pajak penghasilan karyawan yang terutang oleh setiap karyawan dalam tahun pajak tertentu.

DAFTAR PUSTAKA
Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat
Nasution, Sanusi Ahmad. Tanpa tahun. “Sistem Akuntansi gaji dan Upah”. (online),
(http://sanoesi.wordpress.com/2009/01/16/sistem-akuntansi-gaji-dan-upah/)